在很久以前，就看過電腦玩物寫了兩篇文章：每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法、[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧。說真的，技巧不難，但是知易行難。 在這些方法當中，都強調：能短時間回信的、處理的，就優先處理掉，這點對在美國大學工作的我，覺得特別困難，不知道該如何著手。因為身在美國，信件都是用英文回的，基本上不像這些教學一樣，2分鐘就能解決的。光想個英文，有時候就不只5分鐘了。另外，在學術圈很多email都是需要思考該怎麼處理的，也不2分鐘能解決的。 不過信件堆積如山，開始忘記應該要處理的事情，於是我開始嘗試這種方法。 先來看看這段zero inbox的影片： 那該怎麼實作呢？ 首先，加上Gmail的分類，這是很重要的！我以前寫過一篇gmail必備的標籤，這主要是為學術圈的東西作分類。除此之外，還得加上To respond, to read, deferred等標明工作狀態的標籤，方便管理自己的時間。 如果你之前已經大量使用gmail的標籤，你新增的to read, to respond 等關於工作狀態的標籤不在最上方的話，建議你可以在這幾個標籤前加上數字0-9，通常就會顯示在最前面了。分類多種，不如管理工作狀態來得重要，其它的功能就交給搜尋吧！ 第二步，當然就是善用這些標籤，然後不要眷戀地把其餘的或處理完的事情archive！當你大膽邁出這一步之後，你會覺得你的專注力更加集中，你的效率也大幅提高！ 要注意的一點：回信的時候，除非必要，切忌多工！Multitask多工只會讓你的效率更差，讓你沒辦法作好你的工作！你的大腦沒辦法那麼快的轉換並進入狀態。有事情的話，先專注作好。 第三步，分配時間。前面說的2分鐘回信原則對我來說是不適用的，所以我通常把時間定在五到十分鐘。如果能2分鐘以內處理的，立即處理！如果是緊急的，又能在5分鐘之內處理的，那我也會儘可能先處理。如果非常重要，但必須花大量時間回信，那不如花個時間一起見面開個會，效率反而更高！另外，可以指派其它人的時候，別吝嗇分權，因為這才是讓你提高效率的辦法！ 如果真的沒辦法短時間、藉由開會、分權來解決，那就進到to respond，並用電腦玩物分享的：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享，排到你的tasks裡。 希望大家工作效率都能提高，今年能多發幾篇papers!!!